Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Dostawa sprzętu informatycznego oraz systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w ramach projektu „Cyfrowy Powiat”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: STAROSTWO POWIATOWE W KĘDZIERZYNIE-KOŹLU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 531412208

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Plac Wolności 13

1.5.2.) Miejscowość: Kędzierzyn-Koźle

1.5.3.) Kod pocztowy: 47-220

1.5.4.) Województwo: opolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL524 - Opolski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@powiat.kedzierzyn-kozle.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.powiat.kedzierzyn-kozle.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa sprzętu informatycznego oraz systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w ramach projektu „Cyfrowy Powiat”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b9072005-b8d5-11ed-9236-36fed59ea7dd

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00120834

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-03-03

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00043239/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.1 Dostawa sprzętu informatycznego oraz systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w ramach projektu „Cyfrowy Powiat”

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Cyfrowy Powiat

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem:
https://epropublico.pl/Zamawiajacy/AktualneOgloszenia?zamawiajacyId=3611a80c-960b-4d62-a833-f0fb5e3d6679

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem
Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl/Zamawiajacy/AktualneOgloszenia?zamawiajacyId=3611a80c-960b-4d62-a833-f0fb5e3d6679.
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie.
3. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:
a) stały dostęp do sieci Internet;
b) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),
c) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,
d) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),
e) włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.
4. Zamawiający dopuszcza następujący format przesyłanych danych: pliki o wielkości do 80 MB w formatach: .pdf, .doc, .docx, .xlsx, .xml, .xls, .xades, .zip, przy zachowaniu zapisów z pkt 17.8 SWZ.
5. Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych:
a) załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami, nie jest dostępny dla Zamawiającego i przechowywany jest na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej. Zamawiający otrzyma dostęp do pliku dopiero po upływie terminu otwarcia ofert;
b) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny
czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie „Data przesłania”;
c) o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.
6. W postępowaniu, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pośrednictwem Platformy
(karta "Wiadomości”). Wnioski o wyjaśnienie treści SWZ, przekazać należy za pośrednictwem Platformy (karta „Zapytania/Wyjaśnienia). Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przesłanych za pośrednictwem Platformy, przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformie.
7. Ofertę, wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej podpisaną, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, za pośrednictwem Platformy.
8. Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca chce zastrzec w prowadzonym postępowaniu przy składaniu ofert, jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać przesłane za pośrednictwem Platformy, w osobnym podpisanym pliku, na karcie „Oferta/Załączniki”, w tabeli „Część oferty stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa”, za pomocą opcji „Załącz plik”.
9. Podpis elektroniczny zastosowany z poziomu programu MS OFFICE nie spełnia wymogu poprawnej weryfikacji.
10. Nie zaleca się podpisywania folderu Archiwum (zip) zawierającego niepodpisane pliki – powinno nastąpić najpierw podpisanie plików a potem ewentualnie spakowanie do zip.
11. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający oświadcza że spełnia wymogi określone, że spełnia wymogi określone w
rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, w tym samym dane
osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi. Szczegółowe
określenie zasad związanych z obowiązkiem informacyjnym RODO zawarto w rozdziale 33 SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zamawiający oświadcza że spełnia wymogi określone, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, w tym samym dane
osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi. Szczegółowe
określenie zasad związanych z obowiązkiem informacyjnym RODO zawarto w rozdziale 33 SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.272.1.1.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 274012,51 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia w części nr 1 jest dostawa sprzętu informatycznego w zakresie infrastruktury serwerowej i sieciowej wraz z przeprowadzeniem szkolenia teoretyczno-praktycznego dla administratorów sieci komputerowych.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
− dostawę serwera wraz z oprogramowaniem (1 szt.),
− dostawę serwera NAS wraz z oprogramowaniem (2 szt.) wraz z dodatkowymi dyskami twardymi (po 4 szt. do każdego serwera NAS = łącznie 8 szt.),
− dostawę urządzeń sieciowych (4 szt.) wraz ze szkoleniem teoretyczno-praktycznym dla administratorów sieci komputerowych (2 osoby).

4.2.5.) Wartość części: 116517,42 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 48820000-2 - Serwery

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

48821000-9 - Serwery sieciowe

48823000-3 - Serwery plików

48700000-5 - Pakiety oprogramowania użytkowego

48220000-6 - Pakiety oprogramowania dla internetu i intranetu

80000000-4 - Usługi edukacyjne i szkoleniowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 30 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający będzie oceniał oferty podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SWZ.
2. Zamawiający uzna za ofertę najkorzystniejszą tę, która nie będzie podlegać odrzuceniu i będzie spełniać warunki ustawy Pzp, a także wszystkie warunki niniejszej SWZ oraz uzyska największą liczbę punktów wynikających z kryteriów oceny ofert dla każdej z części przedmiotu zamówienia. Punkty będą liczone do dwóch miejsc po przecinku.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Okres gwarancji serwera

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem umowy w części nr 2 jest dostawa i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Starostwie Powiatowym w Kędzierzynie-Koźlu (zwaną dalej w dokumentacji „EZD”), którego integralną częścią jest m.in. moduł/platforma elektronicznego zarządzania dokumentacją dla klienta Zamawiającego pozwalająca na załatwienie przez klienta spraw przez Internet (zwany dalej w dokumentacji „EZDKlient”). System/Oprogramowanie typu EZD powinno charakteryzować się intuicyjnym i prostym
w obsłudze panelem i posiadać m.in. kluczowe cechy jak:
- zapewnienie dostępu do wielu jednostek w ramach jednego konta,
- możliwość pracy zdalnej z każdego miejsca z dostępem do Internetu,
- integracja ze skrzynką podawczą ePUAP (odbiór i wysyłka pism),
- dostęp do rejestrów (np. kancelaryjny, ogólny, pocztowy),
- dostęp do gotowej do wypełnienia listy aktualnych formularzy,
- obsługa pism elektronicznych,
- szybkie wyszukiwanie korespondencji,
- historia wysyłanych pism.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
- przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej EZD,
- dostawę EZD (Elektroniczny System Zarządzania Dokumentacją) zawierającego zintegrowany system pozwalający Klientom Zamawiającego na załatwienie sprawy przez Internet – EZDKlient (Elektroniczny System Zarządzania Dokumentacją dla Klienta Zamawiającego),
- wdrożenie, konfigurację i uruchomienie EZD i EZDKlient,
- implementacje struktury organizacyjnej Zamawiającego,
- przeszkolenie pracowników Zamawiającego z obsługi systemu – 28 dni szkoleniowych realizowanych stacjonarnie w siedzibie Zamawiającego, w wersji szkolenia grupowego i stanowiskowego,
- przekazanie licencji na wdrożony System (bieg terminu licencji rozpoczyna się z dniem podpisania przez Strony protokołu uruchomienia Systemu),
- utrzymanie systemu poprzez: utrzymanie i opieka serwisowa Systemu w okresie trwania umowy, utrzymanie na wydajnej platformie hostingowej w Data Center zlokalizowanym w Polsce, zastosowanie wszystkich dostępnych technicznie zabezpieczeń gwarantujących dostępność strony na poziomie SLA 99,1%, zwielokrotnione szerokopasmowe łącza światłowodowe, nielimitowany transfer danych, min. 100GB przestrzeni na dane, codzienna automatyczna kopia zapasowa, gwarancja prawidłowego funkcjonowania i aktualizacją systemu w całym okresie umowy,
- udzielanie informacji oraz doraźnej pomocy podczas korzystania z Systemu „Helpdesk”,
- udostępnienie API Systemu w celu integracji z systemami zewnętrznymi,
- opracowanie indywidualnych wzorów formularzy wg poniżego wykazu wraz z umieszczeniem ich w systemie EZDKlient i ePUAP oraz ich aktualizacją realizowaną na zlecenie Zamawiającego,
- przekazania wirtualnego systemu wraz z wszystkimi danymi z jedną licencją tylko do odczytu nie rzadziej niż 1 raz w roku na żądanie Zamawiającego oraz w przypadku rozwiązania umowy,
- wdrożeniu i utrzymaniu modułu tworzenia kopii zapasowej danych i jej bezpieczne przechowywanie wraz
z możliwością pobrania kopii zapasowej bazy danych oraz plików z ostatnich 30 dni na żądanie Zamawiającego poprzez użycie bezpiecznego kanału komunikacji np.: VPN,
- wdrożeniu i utrzymaniu moduł odpowiadającego za planowanie obiegu (obieg wbudowany), który umożliwia przygotowanie i zaprogramowanie obiegu dokumentów wybranego typu. Administrator lub osoba wyznaczona może samodzielnie tworzyć odpowiednie procesy.

4.2.5.) Wartość części: 157495,09 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 48311100-2 - System zarządzania dokumentacją

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający będzie oceniał oferty podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SWZ.
2. Zamawiający uzna za ofertę najkorzystniejszą tę, która nie będzie podlegać odrzuceniu i będzie spełniać warunki ustawy Pzp, a także wszystkie warunki niniejszej SWZ oraz uzyska największą liczbę punktów wynikających z kryteriów oceny ofert dla każdej z części przedmiotu zamówienia. Punkty będą liczone do dwóch miejsc po przecinku.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin usunięcia wady Systemu

4.3.6.) Waga: 20,00

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Ilość godzin w ramach pomocy „Helpdesk”

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia, które na dzień składania ofert tymczasowo zastępuje podmiotowe środki dowodowe.
2. Oświadczenie w celu potwierdzenia aktualności informacji zawartych
w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w art. 108 i art. 109 ustawy Pzp oraz w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa
narodowego.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Część nr 1:
Zamawiający nie wymaga złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
Część nr 2:
Wykaz dostaw (sporządzony wg wzoru druk Nr 5-U do SWZ)

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-03-15 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę, wraz z załącznikami, należy złożyć za pośrednictwem Platformy pod adresem https://epropublico. pl/Zamawiajacy/AktualneOgloszenia?zamawiajacyId=3611a80c-960b-4d62-a833-f0fb5e3d6679

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-03-15 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-04-13